L’evento che non ti aspetti: la Festa d’Estate!

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L’evento che non ti aspetti: la Festa d’Estate!

Ogni anno l’Associazione della Stampa Estera di Milano organizza per i soci un evento a tema per trascorrere una serata in compagnia di importanti personaggi del mondo della comunicazione, dell’economia e della politica, ma soprattutto per salutarsi prima della chiusura per la pausa estiva.
In questi ultimi anni l’evento ha assunto sempre più rilevanza grazie ad alcuni fattori chiave che sono stati inseriti nel progetto dall’event manager Francesca Varisco, aspetti che sono poi stati integrati nel progetto generale dell’evento.

Il nostro team ha iniziato a collaborare nel 2013, anno in cui abbiamo intitolato l’evento semplicemente Festa d’Estate e dedicato il progetto ad alcune regioni italiane. Diversi i settori che abbiamo messo in luce: la buona cucina, la magia dell’arte, lo stupore della musica, la leggerezza del bartending. La location che ci ospitava era il Chiostro dei Pesci dell’Umanitaria di Milano, trasformato da teli, luci e lanterne, arredi luminosi e infografiche dedicate in un ambiente intimo e familiare. Di questa prima esperienza abbiamo fatto tesoro di alcune dinamiche generali, che ci sono poi servite nell’organizzazione degli eventi successivi per rafforzare sia la parte di progetto che la parte di comunicazione.

La Festa d’Estate dell’Associazione SEMi infatti ha come obiettivo quello di facilitare le relazioni pubbliche, di innescare nuove connesioni, di far ritrovare le persone in un contesto sempre nuovo che renda gradevole e dinamica la comunicazione in un’atmosfera informale ma professionale. Ripercorrendo quindi le tematiche affrontate negli anni, abbiamo definito un metodo che ci ha permesso di far crescere il successo dell’evento. Siamo passati in sole quattro edizioni da un numero ospiti di 300 persone ad un numero di 800 partecipanti! Il successo della Festa d’Estate della Stampa Estera di Milano, sono convinta, sia dovuto all’attenzione che abbiamo posto su questi 6 punti strategici.

1. SCEGLIERE LA LOCATION
Sono tante le location con ottimi requisiti ma non tutte hanno una coincindenza di fattori che funzionano per il caso specifico. Ecco perché la ricerca e la scelta della location è una parte fondamentale: posizione, fruibilità degli spazi, impianto architettonico scenografico, rilevanza storica e artistica, facile logistica, … sono tra i fattori che sono da considerare e da mettere sulla bilancia delle decisioni importanti.

Onice | festa d'estate 2015 - studio layout location

2. INDIVIDUARE DEL TEMA
Avere un tema da sviluppare è sempre coinvolgente per gli ospiti dell’evento e offre la possibilità di arricchire allestimenti e comunicazione con un valore aggiunto notevole. Chiaramente è fondamentale trovare un tema che non vada in contrasto con la corporate image. Noi negli anni, pur mantenendo fisso il tag di Festa d’Estate, abbiamo fatto scivolare libera la creatività su diversi temi che però seguivano sempre un filo conduttore, in modo da accompagnare gli invitati in un racconto che continua negli anni e che ogni volta cerca di stupirli.

Onice Eventi | individuare tema evento - totem ingresso

3. SELEZIONARE PARTNERS
Sembrerà un’ovvietà ma la selezione del team di fornitori e partners rappresenta già i 3/4 del successo di un evento! Si perché una squadra che lavora bene è garanzia di ottima qualità e sicura efficienza. Per la Festa d’Estate grande onore va a chi si occupa infatti della “campagna adesioni” per partnership e sponsorship, che sempre ha saputo selezionare solo il top in relazione al tema eletto per l’anno! Solitamente si dice che servire del buon cibo accompagnato da ottimo vino e da musica gradevole sia la formula vincente… ecco chi lo dice è un genio 😉

Onice Eventi | selezionare partners evento

4. ORGANIZZARE IL PROGRAMMA
Organizzare un buon evento non è però solo selezionare un buon team! Importante è anche saper strutturare un programma blindato ma flessibile – che gli imprevisti son sempre dietro l’angolo! – che permetta agli ospiti di godere e vivere l’evento al 100%. Organizzare tutte le forniture, allestire ogni angolo della location e poi abbandonare al loro destino gli invitati rischia di gettare un magnifico evento in noia, sopratutto se la durate dell’evento è prevista più di due ore. Giusto lasciare spazio alla chiacchiere ma sorprendere tutti con un happening che valorizzi location e tema, lascia sicuramente un segno indelebile. Noi abbiamo cercato sempre di coordinare i momenti conviviali con occasioni di cultura o arte: una visita guidata nella galleria del Tiepolo a Palazzo Clerici, uno spettacolo di pupi siciliani al Chiostro dei Pesci, un tour tra le opere d’arte del Museo Diocesano e un percorso artistico all’Unicredit Pavilion che in quei giorni ospitava le opere d’arte di Barbara Uccelli. Inoltre abbiamo sempre cercato di integrare l’allestimento con opere di artisti locali: i quadri di Camilla Marinoni nel 2013, un percorso tra schizzi e disegni di Giovanni Guareschi nel 2015, gli scatti del progetto fotografico Milan Closets di Pietro Baroni nel 2016.

Onice Eventi | organizzare programma evento

5. STUDIARE GRAFICA E COMUNICAZIONE
Tutti gli strumenti di comunicazione, dagli inviti ai badge, dalla segnaletica al video di ringraziamento devono essere “vestiti” con la grafica studiata per l’evento. Dopo infatti che è stato definito il tema e abbozzato il mood dell’evento, iniziano i lavori di progetto che definirà la event identity, ovvero parto dallo studio degli elementi caratterizzanti il tema e li declino in punti di forza delle grafiche. Il punto di partenza è la palette colori, la font e i decori grafici che sottolineano dettegli e informazioni. Un look sempre nuovo per un evento che si rinnova ogni anno

Onice Eventi | studiare grafica e comunicazione - event identity project

6. PROGETTARE GLI ALLESTIMENTI
Disegnare il contesto che accoglierà l’evento è sempre la parte più impegnativa, ma anche quella che mi diverte di più! Si tratta infatti di integrare più fattori, che insieme dovranno interagire, vivere, dialogare. Mettere a sistema tanti elementi in modo che il risultato sia un luogo accogliente e inaspettato, è sempre una bella sfida professionale. Dopo che sono stati definiti i punti saldi dell’evento, inizia lo studio e la scelta di tutti quegli elementi minimi che saranno gli attori principali del progetto: arredi, luci, tessuti e complementi. Chiaramente il progetto allestimenti è una parte fondamentale del progetto di event identity e quindi dovrà essere congruente in stile e design al progetto grafico.. anzi piuttosto le due parti rimandano una all’altra in un gioco di forme e colori.

Onice Eventi | progetto allestimenti



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